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通知公告
关于做好成人高等教育教学档案管理工作的若干意见(继教院[2013]10号)

 

 

 

 

继教院〔201310

 

 

关于做好成人高等教育

教学档案管理工作的若干意见

 

各函授站、教学点:

    教学档案管理是教学管理的重要组成部分,应将教学档案管理纳入各级管理人员的工作职责中。

一、教学档案的基本概念及档案管理须遵循的原则

(一)教学档案的基本概念

教学档案是学校在教学管理、教学实践和教学研究过程中形成的具有保存价值的各种文字、图表、声像等载体材料,是衡量教学工作管理水平和质量的重要标志,也是教学检查和教学评估的重要依据,它起着凭证、依据、咨询和史料等重要作用。

教学档案是教学管理的法律凭证,学籍档案是学生学历的法律凭证。要进行教学和学籍管理,必须建立教学和学籍档案。

(二)档案管理须遵循的原则

档案管理须遵循的一般原则有四个:

1、真实性原则。不得弄虚作假,要反映真实面貌,实事求是。

2、完整性原则。要保证档案的齐全,应保存的档案与实际保存的档案要相符,不能残缺不全。

3、及时性原则。要及时归档,及时记录,及时分析和统计。

4、规范化原则。规范化主要指:要求有电子文档的必须有电子文档,要求打印的材料必须打印,打印件要和电子文档相统一;手写材料必须使用碳素墨水;必须使用统一规范化的表格、样式;归档整理规范;各种术语名称的提法统一规范(试举一例说明:级和届的区别,级是指进校时的年份,届是指毕业时的年份)。

二、档案管理的任务及具体要求

档案管理工作总体要求应做到制度化、规范化和科学化。

档案管理工作的基本任务就是要做好档案的收集、整理、鉴定、保管、统计、检索、编研和提供使用。

档案管理工作的主要要求是:收集完整、整理有序、鉴定准确、保管安全、做好备份、查阅方便。

对于纸质档案来说,档案管理工作的主要做法是:为了做好档案管理,必须将有保存价值的文件与资料,按照它们在形成过程中的联系和一定的规律组成案卷,即编立案卷。文件立卷应符合五项基本要求:一是分门别类进行整理、立卷;二是保护文件的完整与安全,便于管理;三是保持文件之间的历史联系,正确地反映教学、学籍管理活动的基本面貌,区分保存价值,便于保管和查找利用;四是卷内文件应按一定次序排列,编页号,填写卷内目录,注明保管期限;五是案卷标题要简明确切,要编制案卷目录。

三、成教特色的档案管理及主要的学籍、教学档案内容

上述两个部分对高校工作的档案管理具有普遍意义,成人高等教育的档案管理除了具有和普通高校档案管理工作的共性外还有自己的特性。成教特色的档案管理及主要的学籍、教学档案内容如下:

1.开学新生报到时注意集中收集有关档案材料

1)学生照片;

2)成人高考准考证;

3)专科学生毕业证书复印件(指专升本学生,并已对专科毕业证书原件进行了核查);

4)教育部学历证书电子注册备案表(指专升本学生);

5)身份证复印件;

6)由学生填写登记的学籍卡。

2.招生学籍成绩档案材料

1)学生录取名册;

2)学籍变动材料;

3)学生学籍材料;

4)学生在校各门课程成绩。

注:招生学籍档案材料是永久保存的材料,在实际工作中按规定时间上报我院。

3.教学过程归档材料

1)课程表;

2)任课教师资格证书及聘任书;

3)考试试卷及标准答案;

4)任课教师已批阅的学生考试试卷;

5)由任课签字的各门课程成绩登记表。

3.毕业设计(论文)归档的基本要求

1)毕业设计(论文)任务书;

2读书报告或说明书、计算书、图纸等(根据各专业具体要求);

3毕业设计(论文)正稿(一份);

4毕业设计(论文)评分表。

(和上述纸质档案相对应的电子文档)

4.毕业生电子注册材料

1)毕业证书电子照片打印件(由学生签字确认后);

2)亚游官网登录ag亚官网学生成绩汇总表(成绩汇总表中学生排列顺序需和毕业生电子注册报盘中的顺序相同);

3)亚游官网登录成人高等教育毕业生电子注册数据统计表。

(和上述纸质档案相对应的电子文档)

注:毕业生电子注册材料是永久保存的材料,要保证正确性、准确性,在相应工作布置中上报我院。

5.学位申报材料

1)学生学业成绩汇总表一份;

2)学士学位审批表;

3)学士学位学生名单数据库;

4)学生个人毕业论文评分表(注意和数据库的名单顺序相同,函授站点自留一份原件存档);

5)照片。

(和上述纸质档案相对应的电子文档,学生个人毕业论文评分表不需要电子文档)

注:学位申报材料是永久保存的材料,要保证正确性、准确性,并特别注意和毕业生电子注册材料相同的部分如成绩等要保持一致性,在相应工作布置中上报我院。

6.学生毕业离校前注意:将学生现有档案再作一次清理,补漏所缺的档案。

四、关于电子档案及学院网站

随着互联网使用的普及和计算机技术的发展,档案工作向电子化、网络化方向发展,这是一个划时代的变化,大家都要适应这个变化。

1.电子档案的优越性

操作方便。形成档案之前的电子文件,其增、删、改等都很方便。

传递快捷,实现资源共享。一份纸质档案只能在某时、某地让能够接触到它的人阅读,而电子档案由于其处理环境是计算机和网络技术,因此可以不受这种限制。

具有多种表现形式。如文字、图形、声音、影像等多种媒体信息都可以单独或相互搭配成电子档案的内容。

复制时不容易丢失信息。

2.缺点及对策

1)缺点:对设备的依赖性。如果设备发生故障,系统瘫痪,文件就读不出来。

对策:要及时备份,加强对系统的维护,注意安全运行。

2)缺点:非直读性。

对策:重要的文件转化为纸质文件归档保存;

3)缺点:信息不安全性、易修改性。

对策:北京弘成教育科技有限企业所设计的平台已经考虑到这一点。各管理人员有相应的权限。

4)缺点:使用技术与载体的不稳定性,责任的不明确性。

对策:重要的档案材料,电子档案和纸质档案同步。负责人要签字,并加盖单位公章。

3.学院网站及管理平台

1)学院网站实际上就是一个电子档案室。学院的政策、规章制度、主要工作、动态信息等都在上面登载,作为管理人员,对于网站要经常关注,经常上学院网站,关心学院动态,了解最新的政策、工作事项、重要通知等信息,了解学院各部门的工作情况。

2)各函授站、教学点要及时将需要函授站点登录的有关学生成绩、教学管理、学籍管理等数据文字材料登录在学院管理平台上。

五、注重档案管理的现实意义

良好的档案管理习惯,对于实际工作有着重要的现实意义。主要有以下几点:

第一,保证重要的档案材料不遗失,不会残缺不全;

第二,能保证为学生在校期间、毕业离校后,提供查询、出具有关在校学习、学籍等方面的证明材料;

第三,提高工作效率,不会出现办公桌上、文件柜里文件材料堆积如山、杂乱无序的现象;

第四,教学档案是教学检查、教学评估的基础和重要依据。

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

二○一三年五月六日

 

 

主题词: 教学档案      管理工作           意见              

校对:   汪建国                                               

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